Gestores personales de bases de datos bibliográficas

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Octubre 1996
Gestores personales de bases de datos
bibliográficas
Por Rafael Bravo Toledo
Tabla 1: principales programas
Dos Mac Windows 3.X Windows 95
EndNote EndNote EndNote Plus EndNote Plus
- Book - -
Papyrus - - -
Library Master - - -
Procite Procite Procite -
Square note - - -
Reference Manager Reference Manager Reference Manager -
- - Refs Refs
Hace casi treinta años, la queja de una secretaria, cansada de reescribir largas
listas de referencias bibliográficas cada vez que a su jefe le devolvían un
artículo y decidía enviarlo a otra revista, originó la asunción por las principales
revistas biomédicas de un formato estandarizado de escribir y citar en el texto
las referencias bibliográficas, lo que más tarde se llamó el estilo Vancouver.
A pesar de éstos y otros esfuerzos normalizadores, todavía persisten varios
estilos de citación según la revista y el ámbito científico en el que publiquemos.
Hoy en día, nuestra secretaria tendría menos problemas, y no sólo por las
potencialidades de los procesadores de texto, sino por la disponibilidad de unos
programas especiales gestores de bases de datos de referencias bibliográficas,
diseñados para ayudar a los investigadores a almacenar, buscar y manipular
referencias bibliográficas de una base de datos personal.
En una revisión reciente se reseñaban más de cincuenta programas de estas
características existentes en el mercado, desde shareware creado de forma
aficionada por investigadores, hasta programas comerciales respaldados por
prestigiosas empresas de la información.
Si a esto le añadimos el uso personalizado de gestores de bases de datos
relacionales clásicos, o la presencia de gestores de información documental
dirigidos a usuarios finales como Idealist o AskSam, vemos que el campo donde
elegir es bastante amplio.

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Aquí hablaremos sólo de los programas dedicados en exclusiva a manejar bases
de datos de referencias bibliográficas, y que añaden a esta función básica la
versatilidad en los formatos de salida, de acuerdo con diferentes estilos de
citación y la posibilidad de incluir las referencias en textos de artículos
científicos.
En la tabla 1 se reseñan algunos de los programas con los que en mayor o
menor profundidad hemos tenido contacto.
A continuación, tras resumir las características generales de estos programas,
añadimos un breve comentario de los más populares, procurando representar a
todos los sistemas operativos.
Entrada de datos
La introducción de la información en estos programas se hace utilizando
registros con estructuras predefinidas que representan los diferentes tipos de
publicaciones: artículos de revista, libros completos, capítulos de libros, tesis,
informes, etc. Cada uno de ellos tiene campos comunes como autores, año,
fuente, resumen, palabras clave, junto a campos específicos del tipo de
publicación.
Esto facilita la entrada de datos pero confiere a estos programas cierta rigidez
que se hace más evidente si no encontramos entre estos registros predefinidos
el tipo de publicación que deseamos introducir.
Las versiones más modernas y potentes obvian este inconveniente
proporcionando hasta treinta tipos diferentes de registros que permiten
introducir referencias de documentos menos estándar como mapas,
documentos legales, programas de ordenador, partituras, material audiovisual,
etc., incluyendo además la posibilidad de crear nuevos tipos de registros o
personalizar los existentes.
La longitud máxima de los campos varía según el carácter de éstos, y los
diferentes programas. Suele ser suficiente siempre que tengamos en cuenta
que estamos en una base de datos bibliográfica y no en una de tipo
documental. Los campos de texto, tipo "notas" o "resumen", suelen tener una
longitud máxima entre 16 y 32.000 caracteres.
Se utilizan editores de textos en general rudimentarios, aunque los programas
más avanzados presentan funciones más "sofisticadas", como presencia de
caracteres no anglosajones, copiar y pegar, modificar el tipo de letra, o incluir
cursivas, negritas o subrayados.
Muchos de estos programas generan listas de términos procedentes de los
campos indizados en los que la información repetida es frecuente. Disponemos
de listas de autores, palabras clave y nombres de revistas, a las que se puede
acceder durante la entrada de datos.
Esto acelera la entrada manual, evita errores y permite conocer previamente si
estos términos se encuentran en nuestra base de datos, lo que es
especialmente útil cuando editamos el campo de descriptores.
A veces, existe la posibilidad adicional de contrastar las palabras del campo
título o resumen para, si coinciden con algunas de las palabras clave
previamente introducidas, poder incluirlas automáticamente en el campo de
descriptores del nuevo registro.
Importación de registros
Las principales bases de datos bibliográficas online o en cd-rom no mantienen
formatos estándar cuando generan la salida de sus registros. Así nos

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encontramos con muchos y variados formatos dependiendo del tipo de base de
datos e incluso del distribuidor.
Una de las características más apreciadas de este tipo de programas es la
capacidad de importar registros descargados de aquellas. En general, esta
capacidad está encomendada a módulos opcionales, integrados o no en el
programa, que contienen diferentes filtros de importación para las bases de
datos y distribuidores más habituales, e incluso para formato marc.
Si no se encuentra el formato de una base de datos de la que deseemos
importar, o bien éste ha cambiado, tenemos la posibilidad de modificar los
existentes o crear un nuevo filtro, aunque suele ser una tarea complicada.
En otros casos se facilitan módulos de importación bajo demanda por parte de
la empresa creadora del programa.
Al no existir un estándar entre estos programas y no haber uno que domine
claramente el mercado, es poco usual encontrar la posibilidad de traspasar
automáticamente bases de datos generadas en uno de los programas a otro de
la misma categoría.
A pesar de esto, la mayoría permite importar y exportar bases de datos con
campos y registros delimitados por marcas -como comas o retornos de carro-,
con lo cual se pueden traspasar los datos entre uno y otro a través de pasos
intermedios no siempre fáciles y llevados a cabo con éxito.
Al igual que desde la entrada de datos, estos programas pueden, durante el
proceso de importación, detectar la presencia de registros duplicados, y
algunos permiten la edición de los registros durante este proceso.
Búsquedas
Una vez creada la base de datos con nuestras referencias, y desde la
perspectiva de organización de un archivo personal o de una pequeña
biblioteca, interesa especialmente la capacidad de búsqueda y su rapidez.
Las búsquedas se suelen realizar en campos determinados, aunque también
existe la posibilidad de buscar en toda la base de datos, y pueden ser asistidas
mediante formularios o pantallas preconfiguradas. Cabe también construir
estrategias de búsquedas con el teclado.
Es posible acceder a la lista de términos de los campos indizados y construir
búsquedas complejas en varios campos o combinando términos con los
operadores booleanos clásicos.
Funciones más avanzadas, como el uso de operadores relacionales,
truncamientos y máscaras o comodines, están disponibles en algunos de estos
programas, así como la posibilidad de acotar las búsquedas o la de guardar la
estrategia para su uso posterior.
Dado el no excesivo tamaño que suelen alcanzar estas bases de datos, la
rapidez de las búsquedas es bastante satisfactoria aunque dependerá del
campo donde realizamos la búsqueda, de estar o no indizado, y de la velocidad
y potencia del ordenador que utilicemos.
Creando bibliografías
En el ámbito científico, una de las propiedades más apreciadas es la posibilidad
de originar listas de referencias a partir de bases de datos personales, en los
diferentes estilos de citación que utilizan las revistas o los diversos campos
científicos.
Los gestores personales de bases de datos bibliográficas permiten crear
bibliografías o introducir listas de referencias dentro de un manuscrito de forma
automática, con las adecuadas llamadas a esta lista en el cuerpo del texto.
La cantidad de estilos de citación soportados varían desde los más comunes,
como el estilo Vancouver, Harvard, MLA, Turabian o Chicago, hasta programas
que incluyen más de cien estilos clasificados según la revista que lo
recomienda.
Una vez seleccionadas las referencias de nuestra base de datos, podemos
generar listas en el estilo de citación seleccionado. Estas listas pueden ser
enviadas a la impresora, al monitor o a un archivo de texto en formato ascii o
de los procesadores de texto más habituales.
Además podemos incluir a voluntad otros campos de los registros que no
correspondan a los propios de la descripción bibliográfica.

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En algunos casos, los programas permiten producir las listas de términos junto
con las referencias relacionadas con éstos, originando así listas de referencias
por revistas, autores o materias a la manera de un índice kwoc (keyword out of
context). En otros casos se generan listas de términos junto con el número de
registros en los que aparecen.
Para la construcción de bibliografías a partir del manuscrito de un articulo, los
diferentes programas utilizan diversos métodos, que en general se basan en
insertar en el texto códigos, automática o manualmente.
Cada código representa una referencia de la base de datos. El programa
reemplaza automáticamente los códigos con números volados consecutivos (o
autor-año entre paréntesis), y añade al final del artículo la lista de referencias
adecuadamente formateadas de acuerdo con el estilo seleccionado, y
ordenadas conforme aparecen en el texto (o alfabéticamente).
Se crea un nuevo archivo con la bibliografía incluida, preservándose el archivo
de texto original. Para realizar esta función la mayoría de los programas
trabajan al menos con alguno de los procesadores de texto más populares,
como Word, WordPerfect o AmiPro en sus diferentes versiones, variando el
número y las actualizaciones según el programa, con clara ventaja de los
programas comerciales sobre los de shareware.
Miscelánea
La proliferación de programas de estas características y la competencia entre
los principales hace que podamos disponer de otras funciones adicionales como
puede ser la edición global de registros, la cual permite el borrado o la
sustitución automática de términos en un campo del total de los registros.
Otras funciones que podemos encontrar son: la clasificación de los registros
para su visualización o impresión de acuerdo con diferentes criterios o campos;
crear nuevas bases de datos a partir de una búsqueda; cambiar la estructura
de los registros; introducir campos nuevos definidos por el usuario; lista de
palabras vacías; listas de nombres abreviados de revistas o sinónimos
conectadas con la lista principal.
Recientemente se han añadido campos específicos para direcciones de
documentos obtenidos en Internet.
Papyrus
Sólo disponible en versión DOS, aunque ya se ha anunciado una versión para
Mac.
Su bajo precio, su versatilidad y la gran cantidad de funciones que implementa,
lo hacen uno de los mejores programas de este tipo, sobre todo si tenemos en
cuenta la relación calidad/precio.
La versión más actual es la 7.0, que soporta una gran cantidad de estilos de
citación, un aceptable, aunque limitado, editor de textos para la entrada de
registros y un módulo de importación de registros incluido en el programa sin
coste adicional.
Este módulo permite importar de las bases de datos más variadas y crear
nuevos filtros. El proceso de captura, aunque algo lento con ordenadores poco
potentes, es muy fiable y detecta registros duplicados con bastante facilidad.
Papyrustrabaja con la mayoría de los programas estándar de proceso de textos,
y la documentación que lo acompaña es muy completa y didáctica, si bien -
como sucede en el resto de los programas- tiene el inconveniente para
nosotros del idioma inglés.
Muchas de las ventajosas funciones que presentaba este programa desde hace
tiempo, como el recuento de ocurrencias en los campos indizados, o la
posibilidad de personalizar los filtros de importación, han sido asumidas más
tarde por sus rivales más difundidos.
Al pertenecer a una pequeña pero dinámica empresa, las grandes
actualizaciones se dilatan en el tiempo, lo que representa, junto con la obsoleta
interface DOS, su principal desventaja; por el contrario, los pequeños cambios
y las actualizaciones son frecuentes, complementados con un excelente y
personalizado soporte técnico.
Procite
Uno de los más veteranos, disponible en versiones para Ms-dos, Mac y
Windows, también en versión para red.

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Si tenemos en cuenta algunas características como edición, tipos diferentes y
campos por registro, o estilos de citación, compatibilidad con procesadores de
texto, etc., Procite siempre encuentra algún rival que lo supera; sin embargo en
la mayoría de las ocasiones ocupa un segundo puesto que le lleva a ser el más
completo de su clase.
Destaca en la generación de listas bibliográficas por materias a partir de
cualquier campo, y en la integración con Word de Microsoft. Desde este
procesador de textos podemos acceder directamente a los registros de una
base de datos de Procite e incluir la referencia en el texto, lo que los creadores
del programa llaman Cite while you write. Nos ahorramos así los pasos
intermedios que necesitan los demás programas cuando insertan llamadas y
generan bibliografías a partir de un texto. Por ahora esta función sólo está
disponible para el procesador de textos Word.
La importación de registros se realiza mediante un módulo opcional
denominado BiblioLink, con diferentes opciones y versiones. No está integrado
en el programa. Hay que ejecutarlo separadamente.
En la versión para Windows más reciente, Procite 3.2.1 incluye un paquete
opcional denominado Internet Enabler, que se compone de los programas
NetCite y Book Where? Pro.
Netciteestá integrado en el programa y permite capturar información
procedente de Internet a partir de Netscape; inserta automáticamente el URL
en un campo específico, y permite incluir el resto de la información presente en
la página de Netscape en otros campos con la función de "copiar y pegar".
La información se almacena así en forma de registros de Procite con todas sus
potencialidades de organización, búsqueda, salida, y la adicional de lanzar una
URL desde el propio programa.
Book Where? Pro busca simultáneamente en catálogos de bibliotecas ubicados
en Internet que utilizan el protocolo Z39.50 y descarga los registros
seleccionados directamente a una base de datos de Procite.

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Reference Manager
También disponible en versiones para Ms-dos, Mac y Windows, Reference
Manager ha pasado en sus últimas versiones de ser un programa fácil de usar,
poco versátil y orientado sobre todo al campo de la biomedicina, a ser el
programa que tiene la mayor cantidad de formatos predefinidos de registros y
campos definibles por el usuario, con más de cien estilos de citación.
Sigue siendo no obstante de manejo sencillo y contiene un excelente módulo
de captura de registros bibliográficos fácil de usar, perfectamente integrado y
que contiene la mayor parte de los servicios en cd-rom y online. La adquisición
de este módulo es opcional. Incrementa el precio del programa en un treinta
por ciento, de forma parecida a lo que ocurre en otros programas.
Como ventaja adicional presenta la compatibilidad con un producto de alerta
bibliográfica médico de la misma empresa, llamado Reference Update.
Derivadas de la facilidad de uso, vienen sus principales desventajas: una
interface en la edición manual de registros algo rígida, lenta y un editor de
textos insuficiente para la edición de los campos más largos.
Research Information Systems, empresa que comercializa Reference Manager,
es una subsidiaria de ISI, editor del famoso Science Citacion Index y de los
Current Contents.
Recientemente ha adquirido Personal Bibliographic Software, la empresa
creadora de Procite, aunque las dos han declarado que mantendrán ambos
productos por separado, proporcionando el correspondiente mantenimiento.
End Note Plus
Al contrario que otros programas, End Note ha estado dedicado desde su inicio
al entorno Macintosh. No obstante dispone de versiones para DOS y Windows.
Y ha sido el único que ya ha implementado una versión de 32 bits.
Aunque se puede usar en red, no tiene una versión específica.
Está especialmente implantado en el mundo universitario americano, por sus
descuentos especiales para estudiantes y personal académico.
Presenta la mayoría de las funciones principales, con capacidad de importar
bases de datos de Procite o Reference Manager, lo que facilita la migración
desde estos programas bibliográficos.
No permite generar bibliografías ordenadas por materias, y los tipos de
registros predefinidos no son numerosos.
Las últimas versiones disponen de campos específicos para URL de Internet y la
posibilidad de acceso directo desde el procesador de textos Word de Microsoft.
El módulo de importación, opcional, que se llama EndLink, está integrado en el
programa principal y proporciona filtros suficientes para la mayoría de las bases
de datos.
Conclusiones
Si usted quiere un programa barato que funcione en su viejo ordenador pero
que no desmerezca en sus capacidades a los más sofisticados, debería elegir
Papyrus.
Debe estar dispuesto a trabajar en anticuados interfaces DOS y a tener ciertas
dificultades cuando intente ejecutarlo desde sistemas operativos modernos
como Windows 95. Como contraprestación tendrá la mejor ayuda en línea. El
propio creador del programa le contestará en la lista de discusión a cualquier
duda que le pueda surgir.
Si además de manejar gran cantidad de material bibliográfico es usted un
convulso internauta y empieza a tener problemas con organizar toda la
información obtenida en la autopista, sin duda su programa es Procite. Con él
la información no sólo estará en "la punta de sus dedos" sino que la tendrá
almacenada en su ordenador en forma de referencias bien organizadas.
Si, por el contrario, lo que quiere es un programa de fácil manejo y que le sirva
para almacenar y organizar referencias capturadas de gran número de bases de
datos, debería considerar Reference Manager o End Note Plus.
El primero presenta ventajas respecto al número de modelos de registros, uso
en redes y la creación de listas de referencias ordenadas por revistas, palabras
clave o autores.

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Si prefiere una buena integración con procesadores de texto cuando genera
bibliografías a partir de manuscritos y debe compartir información con usuarios
de Mac, se debe inclinar por End Note.
En cualquier caso, debe estar dispuesto a pagar una cantidad de dinero un
poco excesiva, que puede ser desde los 99 US$ (unas 12.500 PTA) de Papyrus
a los más de 300 US$ (unas 38.000 PTA) de Procite o Reference Manager.
Si se inclina por programas shareware pagará menos, pero tendrá que asumir
un peor soporte técnico y retrasos en la actualización.
De todas formas, casi todas las empresas tienen a su disposición, vía Internet,
versiones demo. Consígalas y pruebe. Seguramente quedará "enganchado" a
alguno y considerará su compra cuando vea cuan útil puede ser.
El autor, además de casi conseguir el desideratum de organizar su propia
biblioteca, no ha vuelto a teclear una referencia desde que los descubrió.
Direcciones Internet de las compañías productoras
(información y "demos")
Book *
http://members.aol.com/Winkelhake/book.html
EndNote/EndNote Plus
http://www.niles.com/
Library Master
http://www.balboa-software.com/
Papyrus
http://www.rsd.com/~rsd/
Procite
http://www.pbsinc.com/procite.html
Reference Manager
http://www.risinc.com/
Refs *
http://chiark.chu.cam.ac.uk:81/refs/refs.html
Square note *
http://sqn.com/sqn5.html
* Programas con versiones shareware
Rafael Bravo Toledo. Centro de Salud El Greco. Avda. Reyes Católicos s/n.
28904 Getafe (Madrid)
Tel.: +34-1-681 75 12; fax: 683 04 61
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