Fases para el proceso de la valoración documental

Abstract

Desde sus inicios, la valoración documental ha sido considerada como uno de los procesos más críticos en la labor del archivero, debido a que su mala praxis puede tener como consecuencia la eliminación innecesaria de documentos de carácter permanente y/o esencial. De igual modo, podría ocasionar que las series documentales no cumplan con su ciclo vital y, además, sean conservadas más del tiempo requerido. Ante lo expuesto, en la presente investigación se definirá la valoración documental, sus beneficios y principios relacionados con este proceso. Luego, se identificarán las fases de valoración propuestas por algunos autores o tratadistas. Posteriormente, se presenta una propuesta metodológica para la elaboración de un Programa de Control Documental Archivístico (PCDA).

Full text

175175
REVISTA DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN
Archivísca
Fases para el proceso de la valoración documental
Laura Yturbe Mori
Manuel Antonio Riofrio Javier1
Resumen
Desde sus inicios, la valoración documental ha sido considerada como uno de los
procesos más críticos en la labor del archivero, debido a que su mala praxis puede
tener como consecuencia la eliminación innecesaria de documentos de carácter per-
manente y/o esencial. De igual modo, podría ocasionar que las series documentales
no cumplan con su ciclo vital y, además, sean conservadas más del tiempo requerido.
Ante lo expuesto, en la presente investigación se denirá la valoración documental,
sus benecios y principios relacionados con este proceso. Luego, se identicarán las
fases de valoración propuestas por algunos autores o tratadistas. Posteriormente, se
presenta una propuesta metodológica para la elaboración de un Programa de Control
Documental Archivístico (PCDA).
Palabras claves: Valoración documental, Programa de Control Documental Archivís-
tico, archivo, valores permanentes, valores temporales.
Phases for the document assessment process
Abstract
Since its inception, documentary assessment has been considered one of the most
critical processes in the work of the archivist because its malpractice may result in the
unnecessary elimination of permanent and/or essential documents. In the same way,
it could cause the documentary series not to fulll their life cycle and, in addition, to
be kept for more than the required time. Given the above, in the present investigation
1 Laura Yturbe Mori: Contraloría General de la República (CGR), CAS / Universidad Católica Sedes
Sapientiae (UCSS), bachiller. Correo electrónico: laurayturbemori55@gmail.com / lyturbe@contraloria.
gob.pe; Manuel Antonio Riofrio Javier: Ministerio de la Producción (PRODUCE), Locador / Universidad
Católica Sedes Sapientiae (UCSS), egresado. Correo electrónico: antoniorjavier@gmail.com
Recibido: 31/03/2022. Aprobado: 16/05/2022. En línea: 22/08/2022.
Citar como: Yturbe Mori, L. y Riofrio Javier, M. A. (2022). Fases para el proceso de la valoración
documental. Revista del Archivo General de la Nación, 37: 175-186. doi: https://doi.org/10.37840/ragn.
v37i1.143

176176
Laura Yturbe Mori y Manuel Antonio Riofrio JavierRev Arch Gen Nac. 2022; 37: 175-186
the documentary assessment, its benets and principles related to this process will be
dened; to then identify the evaluation phases proposed by some authors or writers.
Subsequently, a methodological proposal is presented for the elaboration of an
Archival Documentary Control Program (PCDA).
Keywords: Documentary assessment, Archival Documentary Control Program,
archive, permanent values, temporary values.
Introducción
La valoración constituye un proceso clave en las organizaciones tanto públicas como
privadas. En este ejercicio, ha surgido una vasta literatura que ha denido la valora-
ción como «una de las funciones más relevantes y complejas de la archivística con-
temporánea» (Ramírez, 2011: 15). Simultáneamente, ha ocasionado intensos debates
no solo en los archiveros, sino también en profesionales como bibliotecólogos, histo-
riadores y administradores.
El archivero se encuentra en una posición sensible ya que, si se eliminan los docu-
mentos de archivo, no se podrán recuperar. En ese sentido, se requiere una mejor
preparación profesional por parte del archivero para que pueda responder de forma
ecaz y eciente a esta necesidad; de tal modo, la valoración documental necesita una
preparación intelectual con conocimientos de normativas y, además, una constante
comunicación entre los productores, administradores y profesionales de otras áreas.
Valoración documental
El Diccionario de Terminología Archivística de Costa Rica (1993) dene valoración
documental como la «fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y de-
terminar los valores primarios y secundarios de las series documentales, jando los
plazos de transferencia, acceso y conservación o eliminación total o parcial» (1993:
1); por lo que es una actividad técnica que está vinculada a otros procesos archivísti-
cos como la organización y la descripción.
Tomando como base a Couture (1995, cit. en Ramírez Deleón, 2011), la valoración
documental es la acción de juzgar el valor que tienen los documentos para indicar
el tiempo de retención, tomando en consideración la función, el productor y el tipo
documental. De igual manera, Hernández Olivera y Moro Cabero, en su obra Proce-
dimientos de valoración documental, exponen que la valoración documental es un
proceso intelectual; con el cual ayuda a determinar:
• Las secciones y su control en atención al uso y valores de los documentos de una
organización.
• En función del estudio y análisis de los plazos de vida documentales y de los va-
lores, aspectos relacionados con el soporte y la conservación de los documentos,
así como otros factores que afecten a la eliminación de estos.
• El conjunto de documentos que debe incorporarse a un sistema de gestión de
documentos (2002, cit. en Sierra Escobar, 2009).

177177
Fases para el procedimiento de la valoración documental
Asimismo, enfocándose en la realidad peruana, la Directiva Nº 012-2019-AGN/DDPA
«Norma para la Valoración Documental en la entidad pública peruana» entiende la va-
loración como un procedimiento archivístico que consiste en identicar y establecer
el valor y el periodo de retención de toda serie documental del Programa de Control
de Documentos Archivísticos (PCDA) de la entidad (AGN, 2019).
De conformidad a lo expuesto, se arma que, a pesar de las diferencias conceptuales,
la valoración supone la ejecución de acciones como análisis, determinar los valores
temporales y permanentes asociados a las series documentales y, además, jar qué
criterios aplicar que permitan conservar, consultar, transferir y eliminar parcial o to-
talmente las series.
Utilidad de la valoración documental
Por otra parte, la aplicación de la valoración documental va traer consigo una serie de
ventajas: i) conocimiento profundo de los documentos de la institución; ii) reconocer
las series documentales con valor permanente; iii) identicar las series documentales
con valor scal, legal y administrativo; iv) eliminar las series documentales sin valor
permanente; v) propiciar la transferencia entre los niveles de archivo; vi) el salva-
guardado de las series documentales en el tiempo estipulado de las tablas de retención
documental; vii) generar instrumentos que auxilien el procesos de valoración; viii)
cumplir con las obligaciones de la institución a favor del usuario; ix) controlar el
ciclo de vida de las series documentales; y, x) generar un política de preservación y
conservación de estos.
Principios de la valoración documental
Con respecto a los principios que atañen al proceso de valoración documental, se debe
cumplir:
• Se realiza después de la organización documental.
• No se valoran unidades documentales ni simples ni compuestas, sino series do-
cumentales.
• Las series documentales pueden tener uno o más valores de forma simultánea.
• Debe ser realizado de forma objetiva.
En esta misma línea, Couture plantea cinco principios básicos que el archivero debe
incluir en la metodología de la valoración. Uno de ellos es el respeto a la objetividad
y contemporaneidad del juicio presentado. Ello quiere decir que, si se están valorando
series documentales de los años 70, se tienen que tomar en consideración los valores
de la sociedad de esa época, puesto que de ello se quiere dejar constancia. Además,
la valoración documental se une con otros procesos archivísticos, por ejemplo, la
identicación. Igualmente, se debe tener conciencia de que los documentos que se
encuentran en esta fase son pruebas del desarrollo de las actividades de la entidad. De
igual modo, se debe buscar el equilibrio entre las consideraciones relativas al uso y al
contexto de creación de estos. Como a su vez, con las nalidades de gestión y patri-

178178
Laura Yturbe Mori y Manuel Antonio Riofrio JavierRev Arch Gen Nac. 2022; 37: 175-186
moniales, ya que estos elementos son sustanciales para esta fase, se debe mantener en
un espacio equidistante (1997, cit. en Cruz Mundet, 2011).
Valores de los documentos de archivo y la teoría de las 3 edades
Dos son los factores que inuyeron en la valoración documental. El primero fue con
la contribución de Schellenberg, quien reconoce «las contribuciones previas y de sus
contemporáneos, dene y sistematiza los valores asociados al documento, dividién-
dolos en valores primarios y secundarios» (Ramírez Deleón, 2011: 18). El valor pri-
mario o temporal se reere al valor que tiene el documento mientras se halla en la fase
activa y semiactiva de su ciclo vital, el cual se subdivide en:
• Administrativo: toda serie documental posee este valor siempre y cuando surja de
una función propia de la entidad.
• Legal: serie documental que contiene pruebas que van a ayudar a garantizar los
derechos y deberes de los ciudadanos, administración pública, empresas, etc.
• Fiscal: serie documental que da testimonio del cumplimiento de obligaciones tri-
butarias.
• Inmediato: serie documental que está siendo utilizada en forma constante, para
llevar a cabo un trámite administrativo.
Asimismo, el valor permanente o secundario se relaciona con la nalidad histórica,
cientíca, informativa de aquellos documentos que, a pesar de haberse concluido su
primer valor, son valiosos para la historia, la investigación y/o para la sociedad en
general. Se divide en:
• Testimoniales: serie documental que reeja los cambios y/o evoluciones más im-
portantes de la entidad desde el punto de vista legal.
• Evidenciales: serie documental que revela el origen y desarrollo de la misma
organización.
• Informativos: serie documental cuya información es útil a la sociedad y sirve para
cualquier campo de investigación.
Por su parte, Wyfes añadió otro factor, el concepto del ciclo vital de los documentos
o también conocido como la teoría de las 3 edades. De acuerdo con él, los documentos
de archivos son producidos (nacimiento), se desarrollan cuando pasan por su debido
procedimiento y «mueren» cuando pasan a la fase nal del documento. Su división es:
• Edad administrativa: los documentos en esta fase forman parte de los archivos de
gestión, los cuales están en constante movimiento (tramitación). A su vez, su uso
es frecuente y se encuentra bajo responsabilidad de las unidades administrativas.
• Edad intermedia: los documentos ya han perdido prácticamente la utilidad por la
que fueron creados. Esta fase usualmente está unida al Archivo Intermedio, en
que el valor primario decrece en la misma proporción en que aumenta el valor
secundario.
• Edad inactiva: la serie documental adquiere valor permanente, cultural e informa-
tivo. Usualmente, esta tiende a ser examinada por los usuarios con nes de inves-

179179
Fases para el procedimiento de la valoración documental
tigación. Por ello, su conservación será denitiva, en condiciones que garanticen
su integridad y transmisión a generaciones futuras (Mendo Carmona, 2004).
Figura 1
Edad administrativa Edad intermedia Edad inactiva
Valores
temporales
Valores
permanentes
Administrativo
Legal
Fiscal
Inmediato
Testimoniales
Evidenciales
Informativos
Fuente: Elaboración propia.
Por otro lado, es necesario resaltar que algunos autores españoles determinan me-
diante sus propios estudios la existencia de cuatro edades del documento de archivo.
En el caso de Cortés Alonso, ella menciona, con respecto a los archivos municipa-
les españoles, la existencia de los archivos corrientes, ubicados en las ocinas; el
archivo central administrativo que cada entidad tiene; el archivo intermedio; y el
archivo histórico, la disposición nal. Asimismo, precisa que las tres primeras fases
pertenecen a la vida administrativa de los documentos, mientras que la cuarta a la
histórica (Lodolini, 1993, cit. en Barceló Hidalgo, 2013).
De igual manera, Dupla del Moral (1997, cit. en Barceló Hidalgo, 2013) indica los pe-
riodos de permanencia de las edades de los documentos: 5 años en el archivo de ges-
tión u ocina, 10 en el archivo central administrativo, 15 en el archivo intermedio, y
una vez pasado los 30 años desde la creación del documento se ubicará en el histórico.
Tabla 1: Edades según autores
Schellemberg Wifes Cortez Dupla
Temporal
Primarios Administrativa Corrientes Gestión
Intermedia Central Administrativo Central
Intermedio Intermedio
Permanente Secundarios Inactiva Histórico Histórico
Fuente: Elaboración propia.
Sean tres o cuatro las fases por las que transita el documento de archivo a lo largo de
su ciclo de vida, lo cierto es que se determinan por la frecuencia de utilización y por
los valores e importancia que va adquiriendo para la organización. Igualmente, puede

180180
Laura Yturbe Mori y Manuel Antonio Riofrio JavierRev Arch Gen Nac. 2022; 37: 175-186
armarse que los plazos que regulan la permanencia de los documentos en cada uno
de los tipos de archivos varían dependiendo de las regulaciones de cada país, de la
institución productora y del fondo documental de la misma.
Tabla 2: Fases de la valoración documental según autores
María Luisa Conde Juan Manuel Herrera y
José Ramírez de León Antonia Heredia
Operación intelectual Identicación Identicación
Operación normativa Valoración Valoración
Operación material Regulación Selección
Operación archivística Control Conservación o eliminación
Aprobación o sanción
Ejecución o aplicación
Control
Cuanticación
Fuente: Elaboración propia.
Fases de valoración documental
Se arma que no hay consenso sobre las fases de la valoración debido a que diver-
sos archiveros han manifestado su punto de vista. Un caso es Conde Villaverde, en
su publicación Evolución de los principios de la adquisición y la selección, donde
señala que la valoración tiene 4 fases: operación intelectual o fase de identicación;
operación normativa, en la cual la primera fase se materializa en tabla de retención do-
cumental o calendario de conservación; operación material, en esta etapa se produce
el expurgo de los documentos que deben ser eliminados; y, por último, operación ar-
chivística, ello se da a lo largo de todo el ciclo vital de los documentos cuando ocurre
la transferencia entre los niveles de archivo (1947).
En esta misma línea se ubican Juan Manuel Herrera y José Ramírez de León, quienes
en su Manual General de Archivo plantearon 4 elementos principalmente:
• Identicación: investigar y analizar las características de los elementos esenciales
de la serie documental que es la función, órgano productor y tipo documental.
• Valoración: analizar e identicar los valores primarios y secundarios de la serie
documental.
• Regulación: elaborar el catálogo de disposición documental.
• Control: aplicar el catálogo de disposición documental (s.f., cit. en Ramírez
Deleón, 2011).
Heredia Herrera (2003) indica que la metodología es variante, a pesar que la valora-
ción como función es universal y reconocible. Se integran y reconocen las siguientes
etapas: identicación; valoración; selección; conservación o eliminación; aprobación
o sanción; ejecución o aplicación; control; cuanticación.

181181
Fases para el procedimiento de la valoración documental
Tabla 3: Criterios de valoración
Criterio de valoración Criterio de eliminación
Visión positivista Recapitulaciones
Origen y evolución Información publicada
Conocer la información Deterioro
Datos relevantes Vacíos informativos
Completan la información
Análisis e Historia
Fuente: Elaboración propia.
Criterios de valoración
La valoración debe contar con criterios que deben ser vistos para las series docu-
mentales; asimismo, tiene que ser difundida por responsabilidad, el hacerse público
y documentar la evaluación para ser objetivamente de revisión crítica; por seguridad,
permite que el archivo conozca el factor del cual será incertidumbre y subjetiva de la
persona que valora; por continuidad, permitiendo los lineamientos de normatividad
que preserva la documentación. Asimismo, estos criterios se dividen en dos:
Criterio de Conservación
Desde el punto de vista de Cermeno Martorell y Rivas Palá, este criterio facilita iden-
ticar la información contenida en la documentación dispuesta de ser conservada y
adaptándose a las tendencias culturales, tecnológicas, sociológicas, legales y losó-
cas actuales (Cruz Mundet, 2011). Los documentos que potencialmente deben ser
conservados son los que cumplen los siguientes criterios:
• Permiten estar vinculados a una actividad de visión positivista cuando el docu-
mento contiene datos relevantes de personas, acontecimientos o lugares.
• Explican el origen y evolución de un organismo a través del tiempo hasta la ac-
tualidad.
• Dan acceso a información relacionada a las leyes y los reglamentos.
• Incluyen datos relevantes para la protección de los derechos civiles, nancieros,
legales, entre otros.
• Completan la información de otros fondos o series documentales.
• Responden a las necesidades del análisis estadístico y de la historia cuantitativa.
Criterio de Eliminación
De igual forma, el mismo autor citado anteriormente menciona que los criterios de
eliminación en los documentos se recogen en:

182182
Laura Yturbe Mori y Manuel Antonio Riofrio JavierRev Arch Gen Nac. 2022; 37: 175-186
• Series documentales recapitulativas (por ejemplo, un Registro de la Propiedad).
• Información publicada, por ejemplo: documentos de costes e informes de control
de cuentas.
• Documentos en una fase de deterioro muy avanzado cuya restauración no se
justica.
• Documentos o series documentales que presenten vacíos informativos que
imposibiliten su comprensión.
Metodología básica de la valoración documental para realizar un
PCDA
Tomando en consideración las Directivas Nº 012-2019-AGN/DDPA, Nº 008-2019-
AGN/DDPA, y lo expresado anteriormente, se presentará una metodología para este
proceso.
Creación del Comité Evaluador de Documentos
Para ejecutar esta fase archivística se debe tener un alto nivel de responsabilidad.
Con este n, la entidad pública debe conformar el Comité Evaluador de Documentos
(CED); el cual debe ser aprobado mediante una resolución emitida por la más alta au-
toridad. A su vez, se deberá poner en conocimiento al Archivo General de la Nación.
La función de este comité será participar en la elaboración del PCDA y, además,
brindar opiniones sobre la eliminación de documentos de archivo. El CED debe ser
integrado por:
[…] el/la titular o representante de la máxima autoridad en la entidad, el/
la servidor(a) responsable de asesoría legal o jurídica de la entidad, el/la
director(a) o jefe/a titular de la unidad de organización que produce los docu-
mentos evaluados, el/la servidor(a) a cargo del Órgano de Administración de
Archivos Archivo Central, quién actúa como secretario/a técnico/a. (Directiva
Nº 008-2019-AGN/DDPA, 2019: 4).
En cada sesión, el CED deberá:
• Identicar la serie documental que será valorada.
• Estudiar, establecer y evaluar pautas para las series documentales.
• Llegar a un acuerdo con relación a la valoración de las series documentales.
Fase de identicación: estudio institucional y documental
Esta etapa tiene que ver con la identicación de la entidad y las funciones asociadas
a ella. Se hará reconocimiento de las funciones sustantivas; las cuales se reeren a
las asignadas a los órganos de línea que tienen que ver con el propósito de la entidad.
Y, las funciones adjetivas que son las que se relacionan con los órganos de apoyo. Es
importante esta identicación puesto que ayudaría a entender mejor la importancia y
valor de la serie documental.

183183
Fases para el procedimiento de la valoración documental
De igual manera, se hace necesario estudiar los reglamentos internos, leyes o disposi-
ciones jurídicas que afectan al organismo. Asimismo, se estudian los instrumentos de
gestión como el Manual de Procedimientos (MAPRO), el Reglamento de Organiza-
ción y Funciones (ROF), el Manual de Organización y Funciones (MOF), el organi-
grama, el Plan Operativo Institucional (POI), entre otros.
Con respecto al estudio documental, se realiza reuniendo y examinando información
que ofrezca un panorama completo de la gestión documental; para ello, se debe co-
nocer el espacio, el mobiliario e infraestructura para el almacenamiento, como, a su
vez, el periodo y volumen del acervo documental. Asimismo, se identican los ins-
trumentos de clasicación y descripción disponibles para la fase de valoración como
se mencionó previamente. Es imprescindible disponer de un cuadro de clasicación
debidamente estructurado con el n de facilitar este proceso. Por otro lado, en esta
etapa, al igual que en la anterior, se debe usar una cha para el levantamiento de
información o un formulario de valoración, el cual puede tomar como referencia la
estructura de la norma ISAD(G).
Fase de valoración
Una vez realizados los estudios tanto de la institución como del acervo documental,
ya se podrá analizar y determinar los valores temporales y permanentes asociados
a las series documentales. De acuerdo con Cermeno Martorell y Rivas Palá (cit. en
Cruz Mundet, 2011), los criterios pueden ser de conservación o de eliminación. En el
primer caso, se debe salvaguardar la serie documental si esta explica el origen y evo-
lución del organismo; si contiene datos signicativos sobre personas, acontecimien-
tos, lugares, ciencias o técnicas; si permiten conocer los procesos de elaboración de
leyes y reglamentos; y, si comprende datos para la protección de los derechos civiles,
nancieros, jurídicos, individuales y de instituciones. Además, se considera si estos
contemplan información sobre otros fondos o series documentales, y si responden a
las necesidades de análisis histórico y de la historia cuantitativa.
Con respecto a los criterios de eliminación, la orientación para reconocer documentos
susceptibles a ser depurados sería el costo. Aunque este término tiene una connotación
negativa y es controversial, es un indicador que se debe tomar en cuenta. Otro aspecto
a considerar es el estado de la serie documental; en otras palabras, si los documentos
se encuentran en una situación de deterioro y si su restauración no es justicada, no se
deberían conservar. De igual modo, Ramírez Deleón (2011) indica que se debe tomar
en cuenta el tipo de función de la serie, es decir, si estas son generadas por función
adjetiva o sustantiva. Se arma que es adjetiva cuando es de los órganos de apoyo; y,
sustantiva cuando pertenece a los de línea. Esta última va producir información espe-
cíca o esencial, lo cual da a inferir que es potencialmente histórica.
Igualmente, es exhortativo realizar entrevistas al personal productor por el hecho de
que es necesario tener información de primera mano sobre su generación, aplicación y
mantenimiento. Igualmente, se debe tener un constante diálogo con otras profesiones
o disciplinas para que ayuden al planeamiento de temporalidades. De igual forma, la
misma ley puede dar como referencia un periodo de conservación, como ocurre con
los libros contables.

184184
Laura Yturbe Mori y Manuel Antonio Riofrio JavierRev Arch Gen Nac. 2022; 37: 175-186
En el Código de Comercio, el artículo 49 que trata sobre la conservación de libros y
correspondencia comercial menciona que:
Los comerciantes y sus herederos o sucesores conservarán los libros, telegra-
mas y correspondencia de su giro en general, por todo el tiempo que éste dure
y hasta cinco años después de la liquidación de todos sus negocios y depen-
dencias mercantiles. Los documentos que concierne especialmente a actos o
negociaciones determinadas, podrán ser inutilizados o destruidos, pasado el
tiempo de prescripción de las acciones que de ellos se deriven; a menos que
haya pendiente alguna cuestión que se reera a ellos directa o indirectamente,
en cuyo caso deberán conservarse hasta la terminación de la misma (1902: 12).
En ese sentido, la normativa dicta que se puede realizar la eliminación después de 5
años de su término del proceso. Aunque, a su vez, informa que este puede ser usado
como antecedente, lo cual está condicionando la temporalidad. Esto es un claro ejem-
plo en donde se demuestra que las directivas deben ser tomadas en cuenta.
Programa de Control de Documentos
Después de estas etapas se establece el PCDA, en la cual se colocan las series do-
cumentales, el valor asignado y el periodo de retención en los diferentes niveles de
archivo. Este estará conformado por la Ficha Técnica de Series Documentales (FTSD)
y la Tabla de Retención de Documentos Archivísticos (TDRA). De acuerdo a la Di-
rectiva Nº 008-2019-AGN/DDPA, se estipula que las unidades orgánicas deben iden-
ticar la sección y series documentales que producen y proponen los valores y el
periodo de retención. Sin embargo, el archivero debe estar presente para recticar el
llenado, puesto que las unidades orgánicas se pueden colocar de acuerdo a un criterio
subjetivo. Por eso, se considera que luego de haberse aprobado la creación de la CED,
se deben formar grupos interdisciplinarios que tengan como coordinador principal
al archivero, realizando los pasos mencionados para la valoración documental. Esta
situación puede ser muy crítica si es que el personal que está al mando no se encuentra
preparado, ya que puede aceptar series que no cumplen con las características propias
de una. Aunque, si existe alguna duda siempre se puede recurrir a la Dirección de
Desarrollo de Políticas Archivísticas (DDPA), la cual emitirá una opinión técnica y
las observaciones si es necesario. Posteriormente, con previo visto bueno de la DDPA,
la misma entidad ocializará el PCDA y remitirá una copia al AGN para su conoci-
miento y lo publicará en el portal de transparencia. Por último, se debe precisar que
la actualización se realiza siempre y cuando existan cambios en el organigrama, se
modiquen nombres de secciones o se aprueben normas que inciden en esta fase, por
ejemplo, el periodo.
Conclusiones
La valoración documental surge como respuesta a los problemas de la acumulación
del acervo documental y la explosión de documentos debido a que es imposible el
salvaguardado de estos dada la limitada capacidad de las entidades, en especial las
públicas. Por otro lado, este proceso es considerado como uno de los más críticos
en la Archivística, puesto que una vez eliminado el documento de archivo, es muy

185185
Fases para el procedimiento de la valoración documental
difícil recuperarlo, hasta imposible. De igual modo, se debe indicar que este es un
proceso que no puede responder a acción subjetiva o intuitiva; al contrario, debe ser
sistemático, planicado y objetivo. A su vez, tanto el ciclo de vida de los documentos
(Schellenberg) y los valores primarios y secundarios (Wyfes) constituyen la base de
la valoración documental. De igual forma, esta fase precisa la formación de grupos
interdisciplinarios que estén bajo la coordinación de un archivero para que este tenga
un panorama completo de las series documentales.
Por otro lado, una de las fases para poder realizar el Programa de Control de Docu-
mentos Archivísticos es la identicación, que es el estudio documental, el cual se
realiza reuniendo y examinando información que ofrezca un panorama completo de
la gestión documental. Y, el estudio institucional que se efectúa con una investigación
de la organización, sus funciones, procedimientos, etc. Seguidamente, se aplica la
valoración documental, que es analizar y determinar los valores temporales y perma-
nentes asociados a las series documentales. Por último, en concordancia a la norma-
tiva peruana, la institución debe realizar su PCDA y necesita la aprobación del AGN
por medio de la DDPA. Y, de igual manera, se debe actualizarlo cuando existe fusión,
cambio en las funciones, nuevas promulgaciones de leyes, etc.
Referencias
Alcaldía de la Ciudad de San Salvador. (2019). Guía para la valoración y selección
documental. http://170.0.179.195/alcaldia/phocadownload/userupload/Archivo
UAIP/GUIA-VALORACION-SELECCION-DOCUMENTAL.pdf
Archivo Nacional de Chile. (2019). Procedimiento de Valoración Documental. https://
www.archivonacional.gob.cl/616/articles-90463_recurso_3.pdf
Barceló Hidalgo, M. (2013). El Sistema Institucional de Archivos y su relación con la
teoría del ciclo vida y las edades del documento de archivo. http://monograas.
umcc.cu/monos/2013/CICT/mo1352.pdf
Congreso de la República del Perú. Código de Comercio. (1902). https://scc.pj.gob.pe/
wps/wcm/connect/3c0d35804d90aee08507f5db524a342a/
Código+de+Comercio.pdf?MOD=AJPERES&CACHEID=3c0d35804
d90aee08507f5db524a342
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. (2012). Estudio de Identicación
y Valoración (E.I.V.). http://www.madrid.org/archivos/images/QUIENES_
SOMOS/CONSEJO_ARCHIVOS/MODELOS_FORMULARIOS/Modelo_
Estudio_Identicacion_Valoracion_2019.pdf
Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. (2012). Metodología para la
valoración y destrucción física de los documentos que forman parte del
patrimonio documental madrileño. http://www.madrid.org/archivos/images/
QUIENES_SOMOS/CONSEJO_ARCHIVOS/MetodologiaCACM.pdf
Consejo Internacional de Archivos. Norma Internacional de Descripción Archivística.
(2000). https://www.ica.org/sites/default/les/isad%20g%20SP.pdf
Cruz Mundet, J. (2009). Conceptos y Metodologías en la Valoración Documental.
MEMORIA - XXI Congreso Archivístico Nacional, 1: 37-45. https://www.
archivonacional.go.cr/memorias/2009/cruz%20mundet%20conceptos%20
y%20metodologias_memoria_2009.pdf

186186
Laura Yturbe Mori y Manuel Antonio Riofrio JavierRev Arch Gen Nac. 2022; 37: 175-186
Cruz Mundet, J. (2011). Administración de documentos y archivos. Textos
fundamentales. Coordinadora de Asociaciones de Archiveros. https://e-archivo.
uc3m.es/bitstream/handle/10016/19730/archivos_cruz_2011.pdf
Del Castillo, J. y Ravelo-Díaz, G. (2017). El proceso de valoración documental a la luz
de los actuales debates archivísticos. Revista Interamericana de Bibliotecología,
40 (3). https://www.redalyc.org/jatsRepo/1790/179052510007/html/index.html
Diccionario de terminología costarricense. (s.f.). Glosario V. http://www.concla.net/
Glosario/Glosario_terminologia_Archivistica_Costarricense_V.html
Directiva Nº 008-2019-AGN/DDPA. Directiva para la elaboración del Programa de
Control de Documentos Archivísticos de las entidades públicas. (24 de enero de
2019). http://agn.gob.pe/portal/institucional/1547591003-directivas?pagina=1
Directiva Nº 012-2019-AGN/DDPA. Norma para la Valoración Documental en
la Entidad Pública. (6 de noviembre del 2019). http://agn.gob.pe/portal/
institucional/1547591003-directivas?pagina=0
Fuster Ruiz, F. (1999). Archivística, archivo, documento de archivo. Necesidad
de claricar los conceptos. Anales de documentación. http://revistas.um.es/
analesdoc/article/view/2631/2611
Heredia Herrera, A. (2003). Modelos y experiencias de valoración documental. El
caso andaluz propuesta terminológica. Revista d’arxius, 2(1): 199-234. http://
arxiversvalencians.org/wp-content/uploads/2020/04/revista2003_heredia.pdf
Heredia Herrera, A. (2008). Gestión de documentos y administración de archivos.
Revista Códice, 4 (2), 43-50. http://eprints.rclis.org/20256/1/Gestión%20de%20
documentos%20y%20administración%20de%20archivos.pdf
Ley Nº 25323. Ley del Sistema Nacional de Archivos. (10 de junio del 1991). http://
hdl.handle.net/123456789/64
Ley Nº 27806. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública. (2 de agosto
2002). http://www.leyes.congreso.gob.pe/Documentos/Leyes/27806.pdf
Mendo Carmona, C. (2004). Consideraciones sobre el método archivístico. Documenta
& Instrumenta, 1: 35-46. https://dialnet.unirioja.es/descarga/articulo/859255.pdf
Modelo de Gestión Documental de la RTA. (2015). G05/D01/O. Directrices instru-
mentos de valoración. http://mgd.redrta.org/directrices-planes-estrategicos/
mgd/2015-01-20/180754.html
Ramírez Deleón, J. (2011). Metodología para la valoración y disposición documental:
aspectos teóricos e instrumentales. Colección Cuadernos Metodológicos, 5:
11-95. http://cgservicios.df.gob.mx/intranet/formatos/UCA/4_Biblioteca/6_
MVDDATI.php
Secretaría Nacional de Comunicación. (2017). Instructivo para la valoración
de documentos. https://www.comunicacion.gob.ec/wp-content/uploads/
downloads/2017/04/Resolución-No.-011.pdf
Sierra Escobar, L. (2009). Valoración, Evaluación, Selección y Eliminación:
similitudes y diferencias. http://archivo.ucr.ac.cr/ed/docum/p1conv.pdf