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Administración de documentos y archivos. Textos fundamentales
... Desde el punto de vista de Cermeno Martorell y Rivas Palá, este criterio facilita identificar la información contenida en la documentación dispuesta de ser conservada y adaptándose a las tendencias culturales, tecnológicas, sociológicas, legales y filosóficas actuales (Cruz Mundet, 2011). Los documentos que potencialmente deben ser conservados son los que cumplen los siguientes criterios: ...
... De acuerdo con Cermeno Martorell y Rivas Palá (cit. en Cruz Mundet, 2011), los criterios pueden ser de conservación o de eliminación. En el primer caso, se debe salvaguardar la serie documental si esta explica el origen y evolución del organismo; si contiene datos significativos sobre personas, acontecimientos, lugares, ciencias o técnicas; si permiten conocer los procesos de elaboración de leyes y reglamentos; y, si comprende datos para la protección de los derechos civiles, financieros, jurídicos, individuales y de instituciones. ...
Desde sus inicios, la valoración documental ha sido considerada como uno de los procesos más críticos en la labor del archivero, debido a que su mala praxis puede tener como consecuencia la eliminación innecesaria de documentos de carácter permanente y/o esencial. De igual modo, podría ocasionar que las series documentales no cumplan con su ciclo vital y, además, sean conservadas más del tiempo requerido. Ante lo expuesto, en la presente investigación se definirá la valoración documental, sus beneficios y principios relacionados con este proceso. Luego, se identificarán las fases de valoración propuestas por algunos autores o tratadistas. Posteriormente, se presenta una propuesta metodológica para la elaboración de un Programa de Control Documental Archivístico (PCDA).
El presente artículo tiene como objetivo analizar el correo electrónico desde su origen hasta su consideración como un documento de archivo dentro de las instituciones públicas. Esto se logrará a través de una metodología exploratoria, descriptiva y desde una perspectiva archivística que permita tipificarlo como un documento de archivo con base en sus características de autenticidad, integridad, confiabilidad y disponibilidad. Se abordará el desafío que representa el uso y la gestión de los correos electrónicos dentro de las instituciones pertenecientes al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica. Al clasificarlos como documentos de archivo, se establece un punto de partida para asegurar que la gestión y el almacenamiento de los correos electrónicos sea óptimo, considerando estos elementos como registros de la comunicación en una organización o entre individuos. Estos proporcionan una fuente valiosa de información y evidencia en contextos legales y administrativos dentro de las instituciones públicas. Además, en la era digital, los correos electrónicos se han convertido en una herramienta de comunicación esencial en las organizaciones, lo que aumenta su relevancia al contener información crítica para la toma de decisiones, por lo que gestionarlos como documentos de archivo es la mejor elección.
El catálogo de tipología documental es una herramienta resultante del proceso de identificación, en el cual se registran debidamente los tipos documentales generados durante cada período. Esta herramienta se considera un soporte para asegurar la fidelidad, legalidad e imparcialidad de la documentación que se genera en cada unidad administrativa. A su vez, propicia el desarrollo de procesos tales como la descripción, la clasificación, la organización y la difusión. La Universidad Central “Marta Abreu” de Las Villas carece de una correcta identificación de las tipologías documentales que fueron generadas por dicha entidad en el ejercicio de sus funciones en el período desde 1952-1983. El estudio tiene como objetivo describir la elaboración de un catálogo de tipologías documentales generadas por dicho centro desde 1952-1983. No existe una gran variedad de autores que tratan la temática identificación. La misma es considerada como un proceso técnico-documental muy antiguo, aunque destacan Cruz (2006) y Duranti (2015). Para la identificación se aplicó como metodología el Modelo de Gestión de Documentos y Administración de Archivos de la Red de Transparencia y Acceso a la Información creado en el 2015, con Beatriz Franco Espiño y Ricard Pérez Alcázar como coordinadores principales. Finalmente muestra como resultado las tipologías documentales identificadas en dos de sus dependencias: Archivo Central Universitario y el Jardín Botánico Provincial de Villa Clara.
This paper surveys archival traditions coexisting in Latin America and identifies key moments in the region's development of archives and archival practices. First, different record-keeping practices in pre-Hispanic communities are identified. Second, an Iberian conception of the archive is described in the case of colonial archival practices between the sixteenth and nineteenth centuries. Third, changes resulting from independence movements and the subsequent arrival of the Latin archival tradition are documented. Fourth, the emergence of an Ibero-American archival tradition is posited, which is State-sponsored and institutional and the product of a postwar context. Lastly, the turns and shifts these traditions are experiencing due to social conflict and transformations taking place in the region since the late twentieth century are presented, associated with marginal practices and with close attention being paid to users.
Resumen
Este artículo estudia las tradiciones archivísticas que conviven en América Latina y estudia momentos claves para el desarrollo de los archivos y las prácticas archivísticas. Inicia con el reconocimiento de diferentes prácticas de registro de información en las comunidades prehispánicas. En segundo lugar, aborda prácticas archivísticas coloniales entre los siglos XVI y XIX, donde imperan la concepción de los archivos ibéricos. En tercer lugar, estudia los cambios producidos por las independencias y la llegada de la tradición archivística latina. En cuarto lugar, reconoce la formación de una tradición archivística iberoamericana, producto del contexto de posguerra de corte estatal e institucional. Por último, aborda los giros que estas tradiciones están experimentado a partir de los conflictos y las trasformaciones sociales que se han dado en la región desde finales del siglo XX, donde se reconocen prácticas marginales y centra su atención en las personas.
This article is diagnosed the situation presented document management systems to develop knowledge management CITMA System Entities in the Province of Pinar del Rio, starting from the main theoretical assumptions that are currently handled document management environment and knowledge management as well as the identification of international models worked, states that there is a direct relationship, considering knowledge management as the systematic and inclusive process of creation, capture, organization, access and sharing of information, including processes to incorporate and maintain documents as proof information and activities and actions of the organization. It identifies the limitations and potential by combining the force field analysis and the technique of Focus Groups.
El artículo analiza aspectos relacionados con la preservación de los documentos digitales en formatos nativos, generados por medio del programa de diseño Adobe Illustrator, para realizar proyectos de arte. Esto permitirá conocer las principales formas en las cuales los artistas digitales almacenan dichos documentos, así como los factores que inciden en la cantidad de espacio físico y/o virtual que estos ocupan. Además, se realiza un estudio en cuanto a la factibilidad de incorporar procesos archivísticos para solucionar la problemática de almacenamiento, lo cual permitiría optimizar el uso de recursos y mejorar el tratamiento documental.
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